2021-10-29 | HKET
▲ 有見市場少有針對處理特殊教育需要（SEN）文書的數碼管理系統，社企「樂旼共融教育」創辦人劉樂健（左）與羅偉業於是組織自家IT開發團隊，設立雲端平台助教職員提升工作效率。（張寶燕攝）
企業近年陸續採納雲端平台進行管理，節省人力成本，教育界也不例外。
註冊社工兼社企「樂旼共融教育」（Snaildy）的創辦人劉樂健稱，曾經擔任駐校社工，在中學負責學生支援組別，為在學業、社交或情緒發展上有困難的SEN及非SEN學生服務。惟日漸發現，需要超時工作來處理行政及文書的情況持續，影響輔導工作，故開始反思有何解決方案。
行政文書超時添壓 影響輔導
他透露，當時約7至8成工作時間，也花在處理堆積如山的行政及文書上，甚至不時要超時工作。
“一開始覺得不要緊，幫到幾多得幾多，後來察覺是死胡同。如此下去，用於了解有需要同學的時間變得更少，但輔導及支援他們才是我的主要工作。”
智能工作管理系統大行其道，不過他直言，能針對SEN學生及教師需要、提供適切應用的卻不多，於是他開始萌生將傳統溝通及工作模式，轉移到科技系統的概念。
在2019年底，他夥拍大學同學羅偉業，一起成立該社企，開設智能化校內特殊教育需要（SEN）資料管理系統，藉此支援校園內的教職員處理SEN工作，減輕他們處理有關SEN文書及行政的壓力；同時可騰出時間，專心為有需要的學生提供支援服務。
他們由組織自家IT開發團隊，到成功設立平台，花約兩年半時間。目前該SNAILDY平台聚焦3大核心轉變，包括：
- 更方便存取文件
- 讓教師、社工及治療師等互通資訊交流
- 提供文件整合功能
透過瀏覽器 速尋學生資料
他們解釋，平台讓教職員可透過網頁瀏覽器，隨時隨地作快速搜索或更新SEN學生資料。其中包括姓名、編號、監護人聯絡方式、SEN類型如輕度讀寫障礙、過度活躍等；以及是否正在服用藥物、介入程度（即學生是否易於相處及容易接受輔導），經專家及校方評估後得出的考試調適方案等，有助教職員為SEN學生作出特殊妥善安排。
有別於使用傳統的文書軟件，該平台可同步更新SEN學生資料，並將數據滙出，方便獨立儲存，並且更快速整理成學生支援摘要等文件，轉交家長或教育局。系統還可根據這些資料，自動分析及建議SEN學生的「個別學習計劃」內容範疇。
教育界採數碼技術 疫下拓出路
平台SNAILDY去年推出初期，遇上校方恢課無期，向學校Cold Call招生意、到校宣傳、拓展脈絡等均有阻滯。他們透露，由2019年底至今已投資逾百萬元開發平台，過往還會透過參加創業比賽，獲推薦人脈網絡推廣業務。如早前於社會企業挑戰賽（HKSEC）奪冠，獲得培訓指導及獎金等幫助發展。
不過羅偉業又形容，疫情對銷售帶來的影響是雙面刃，該團隊其後將原本的到校滙報，轉為綫上簡介會作應對，反而獲得更多查詢。「由於教育界別亦開始採用不同科技軟件或數碼技術，所以我們亦積極在社交平台上增加宣傳內容，吸引目標用戶關注。」
目前已有逾十間特殊教育學校、中小學校，以每年訂閱制模式提供。費用根據學生數目而定，例如該校有200多位SEN同學，年費便需要6位數字。劉又稱，平台將於下月推出SEN學生資訊Dashboard（儀表板）功能，將數據視像化，並且在未來還將研究利用大數據，引入人工智能（AI）分析，作更精準的建議。
文件不再碎片化 整合摘要快至30秒
傳統使用Word、Excel檔處理列印各類文件後，還需要經過分類及存檔的步驟；尋找SEN學生的個別檔案時，需要根據學生姓名、年份、甚至個別科目，才能找出文件。到教師、社工等互相更新資訊的過程亦需耗費較長時間，甚至十分混亂。
他解釋：「平時教師、社工、言語治療師、教育心理學家等都會互通資訊作交流，以了解SEN學生的最新情況。若是面對面或透過通訊應用程式溝通，都難以再尋找紀錄跟進。該平台就針對解決此痛點，讓他們更方便同步更新情況，存取不同學生的檔案。」
利同步更新 教師社工交流
據悉，早前有校方在應用其雲端平台SNAILDY後指出，可減省約7至8成處理行政及文書工作的時間。
他舉例，過往要製作一份學生支援摘要，須從課堂支援、活動資訊支援、家長支援共3類型的文件整合得出，未計算尋找檔案所耗費的時間，都需要約15分鐘。但現時只需在平台上點選所需內容製作，整過個程快達30秒可完成。
考慮到系統安全，目前平台的SEN學生資料，只有學校方可存取。他指，教職員僅需在首次使用平台時，花時間詳細輸入SEN學生資料。而教職員也可將教育局的「特殊教育資訊管理系統」（SEMIS），或校內資料庫的SEN同學資料滙出，再滙入至雲端平台之中，減省部分工序。
記者：張寶燕