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【社企兵團】開發處理SEN資料平台 管理文件、更新資訊快又妥

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2021-10-29 | HKET

▲ 有見市場少有針對處理特殊教育需要(SEN)文書的數碼管理系統,社企「樂旼共融教育」創辦人劉樂健(左)與羅偉業於是組織自家IT開發團隊,設立雲端平台助教職員提升工作效率。(張寶燕攝)

企業近年陸續採納雲端平台進行管理,節省人力成本,教育界也不例外。

註冊社工兼社企「樂旼共融教育」(Snaildy)的創辦人劉樂健稱,曾經擔任駐校社工,在中學負責學生支援組別,為在學業、社交或情緒發展上有困難的SEN及非SEN學生服務。惟日漸發現,需要超時工作來處理行政及文書的情況持續,影響輔導工作,故開始反思有何解決方案。

行政文書超時添壓 影響輔導

他透露,當時約7至8成工作時間,也花在處理堆積如山的行政及文書上,甚至不時要超時工作。

“一開始覺得不要緊,幫到幾多得幾多,後來察覺是死胡同。如此下去,用於了解有需要同學的時間變得更少,但輔導及支援他們才是我的主要工作。”

智能工作管理系統大行其道,不過他直言,能針對SEN學生及教師需要、提供適切應用的卻不多,於是他開始萌生將傳統溝通及工作模式,轉移到科技系統的概念。

在2019年底,他夥拍大學同學羅偉業,一起成立該社企,開設智能化校內特殊教育需要(SEN)資料管理系統,藉此支援校園內的教職員處理SEN工作,減輕他們處理有關SEN文書及行政的壓力;同時可騰出時間,專心為有需要的學生提供支援服務。

他們由組織自家IT開發團隊,到成功設立平台,花約兩年半時間。目前該SNAILDY平台聚焦3大核心轉變,包括:

  1. 更方便存取文件
  2. 讓教師、社工及治療師等互通資訊交流
  3. 提供文件整合功能

透過瀏覽器 速尋學生資料

他們解釋,平台讓教職員可透過網頁瀏覽器,隨時隨地作快速搜索或更新SEN學生資料。其中包括姓名、編號、監護人聯絡方式、SEN類型如輕度讀寫障礙、過度活躍等;以及是否正在服用藥物、介入程度(即學生是否易於相處及容易接受輔導),經專家及校方評估後得出的考試調適方案等,有助教職員為SEN學生作出特殊妥善安排。

有別於使用傳統的文書軟件,該平台可同步更新SEN學生資料,並將數據滙出,方便獨立儲存,並且更快速整理成學生支援摘要等文件,轉交家長或教育局。系統還可根據這些資料,自動分析及建議SEN學生的「個別學習計劃」內容範疇。

教育界採數碼技術 疫下拓出路

平台SNAILDY去年推出初期,遇上校方恢課無期,向學校Cold Call招生意、到校宣傳、拓展脈絡等均有阻滯。他們透露,由2019年底至今已投資逾百萬元開發平台,過往還會透過參加創業比賽,獲推薦人脈網絡推廣業務。如早前於社會企業挑戰賽(HKSEC)奪冠,獲得培訓指導及獎金等幫助發展。

不過羅偉業又形容,疫情對銷售帶來的影響是雙面刃,該團隊其後將原本的到校滙報,轉為綫上簡介會作應對,反而獲得更多查詢。「由於教育界別亦開始採用不同科技軟件或數碼技術,所以我們亦積極在社交平台上增加宣傳內容,吸引目標用戶關注。」

目前已有逾十間特殊教育學校、中小學校,以每年訂閱制模式提供。費用根據學生數目而定,例如該校有200多位SEN同學,年費便需要6位數字。劉又稱,平台將於下月推出SEN學生資訊Dashboard(儀表板)功能,將數據視像化,並且在未來還將研究利用大數據,引入人工智能(AI)分析,作更精準的建議。

文件不再碎片化 整合摘要快至30秒

傳統使用Word、Excel檔處理列印各類文件後,還需要經過分類及存檔的步驟;尋找SEN學生的個別檔案時,需要根據學生姓名、年份、甚至個別科目,才能找出文件。到教師、社工等互相更新資訊的過程亦需耗費較長時間,甚至十分混亂。

他解釋:「平時教師、社工、言語治療師、教育心理學家等都會互通資訊作交流,以了解SEN學生的最新情況。若是面對面或透過通訊應用程式溝通,都難以再尋找紀錄跟進。該平台就針對解決此痛點,讓他們更方便同步更新情況,存取不同學生的檔案。」

利同步更新 教師社工交流

據悉,早前有校方在應用其雲端平台SNAILDY後指出,可減省約7至8成處理行政及文書工作的時間。

他舉例,過往要製作一份學生支援摘要,須從課堂支援、活動資訊支援、家長支援共3類型的文件整合得出,未計算尋找檔案所耗費的時間,都需要約15分鐘。但現時只需在平台上點選所需內容製作,整過個程快達30秒可完成。

考慮到系統安全,目前平台的SEN學生資料,只有學校方可存取。他指,教職員僅需在首次使用平台時,花時間詳細輸入SEN學生資料。而教職員也可將教育局的「特殊教育資訊管理系統」(SEMIS),或校內資料庫的SEN同學資料滙出,再滙入至雲端平台之中,減省部分工序。

記者:張寶燕

#Snaildy

https://inews.hket.com/article/3093227/

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